Un Guide Pratique du Séminaire ( un GPS !)  pour vous garantir la meilleure qualité de service en vous guidant  dans l’organisation de votre événement !

Pour organiser au mieux votre séjour, le GPS vous prodigue quelques conseils, consignes ou informations pour vous éviter les erreurs de parcours  !

Closeup a blue toned calendar page with drawing-pinsGestion du planning

Afin de mener à bien l’organisation de l’évènement  il  convient de prévoir les délais nécessaires à la programmation des achats, de, la présence du personnel, de la mobilisation des interventions extérieures….

 – jusqu’ à  J-30

Choisir les menus sélectionnés pour chaque repas : choix UNIQUE pour tous les participants.  (voir ci dessous les brochures en ligne)
Fournir la rooming list : répartition des participants dans les chambres
Commander le cas échéant les documents imprimés (brochures, présentations reliées) et prévenir de leur date de livraison potentielle à l’hôtel.

Choisir les menus et les boissons

– jusqu’ à J-21

Préciser le nombre exact de participants au séminaire et aux repas

Déterminer la disposition des salons loués ou salles de repas

  • Plusieurs types d’agencement sont possible en fonction du nombre de participants et du type de manifestation.
    ○ La disposition en U
    Privilégier la disposition en U lorsque les débats sont animés par un orateur ou lorsque les participants doivent assister à une projection. Chaque personne sera équipée de feuilles de papier, d’un stylo et d’une bouteille d’eau.
    ○ La disposition en « Classe »
    Chaque participant dispose d’une chaise et de sa propre table et fait face à l’orateur. De part sa connotation très scolaire, évitez au maximum d’employer cette disposition et privilégiez la disposition en théâtre. Chaque personne sera équipée de feuilles de papier, d’un stylo et d’une bouteille d’eau.
    ○ La disposition en théâtre
    C’est l’agencement le plus classique : chaque participant est assis face à l’orateur. Les chaises peuvent être équipées de tablettes lorsque les participants sont appelés à prendre des notes.
    ○ La disposition « Cocktail »
    A réserver uniquement pour les cocktails, donc ou pour les buffets debout.
    L’équipement des salles souhaité : écran, vidéo projecteur, micro(s), paperboard, estrade, pupitre , chevalets porte nom, etc…
    La location de l’écran et du paperboard est incluse dans le prix de la location de salon.
    Le programme détaillé de la manifestation et les choix d’activités
    Votre volonté ou non de scénariser l’accueil en chambre (cadeaux, mot d’accueil, etc…)

-jusqu’à J-15

Confirmer toutes les spécificités de l’organisation du séminaire, de même pour les horaires (arrivée, repas, pauses et départ)
Préciser les consignes de facturation. A savoir qu’un groupe « important »  ne peut déboucher que sur une facturation globale et non un paiement individuel par chacun des participants.
La prise en charge ou non des extras par l’entreprise

Informations complémentaires

Prestataires extérieures

Si vous avez fait le choix de faire appel directement à des prestataires extérieurs ,  nous communiquer le déroulé  leurs interventions  (activités, dates, horaires…) afin que nous puissions prévoir les ressources nécessaires en interne et pour éviter les mauvaises surprises une fois sur place.
Par ailleurs , il est important de noter que nous devons valider préalablement à sa  programmation toute prestation extérieure, non fournie par nos soins (DJ, animation ludique, dégustation, démonstration, etc …)  Cette disposition  est motivée essentiellement par la nécessité de respecter la réglementation en matière d’hygiène et de sécurité des établissements recevant du public et de s »assurer de la présence des habilitations et des des garanties en responsabilité civile et professionnelle.

Salons et salles de réunions

MeetingN’hésitez pas à prévoir une répétition générale avec les orateurs, par exemple le matin de la manifestation, afin qu’ils maîtrisent le fonctionnement des matériels (en particulier les micros et les télécommandes du vidéoprojecteur), qu’ils repèrent les lieux pour assurer une fluidité à votre manifestation.
Suivant la configuration des lieux, il vous faudra peut-être décorer certains espaces. Il sera intéressant d’aborder cela ensemble si besoin.
Vous pouvez songer à la location de plantes, à la réalisation de pupitres sur mesure, à des oriflammes…

L’accès  bar et restaurant

Le restaurant est ouvert de 12h à 14h et de 19h à 21h30 du lundi au dimanche.
Le bar ferme à minuit et, sauf dérogation, les soirées dansantes n’excèdent pas 3h du matin.
Si des personnes sont atteintes d’allergies alimentaires ou suivent un régime particulier, il est obligatoire de nous en informer !
Sur demande, les repas de Gala ou banquets peuvent être pris dans les salons privatifs ! Dans ce cas les buffets sont déconseillés.
Plusieurs dispositions sont alors envisageables.
Tables rondes
Groupe de tables rondes de 8/10 couverts favorisant les échanges entre participants.
Cabaret
Groupe de tables rondes de 5/6 couverts (demi-lune), plus approprié que le style banquet dans le cadre d’une présentation magistrale ou d’un spectacle.
Banquet
Disposition avec longues tables rectangulaires

Le Spa Orée du Bois

aqualisTout accès au Spa est payant, se fait sur rendez-vous et est interdit aux enfants de moins de 16 ans.
Les maillots de bain sont obligatoires au sein de l’espace Aqualis (boxer pour les hommes).
Pour les groupes, l’espace Aqualis peut être privatisé, il peut accueillir 12 personnes au maximum.

La piscine

La piscine est ouverte de 8h à 22h et accessible gratuitement à toutes les personnes hébergées à l’hôtel.
De novembre à avril, elle est placée en hivernage.

le Golf de la Forêt d’Orient

Pour toute pratique du golf , prévoyez chaussures plates ou chaussures de sport ; les talons ne sont en effet pas acceptés sur le green.
Nous vous informons également que le practice dont vous bénéficiez pour ce cours est à l’extérieur et abrité.
Il est tout de même nécessaire de prévoir des vêtements de pluie en cas de mauvais temps.

Conditions d’annulation

– si annulation à + de 30 jours avant la manifestation, le montant de l’acompte ne sera pas remboursé. Si l’acompte n’a pas été versé, 30% du montant TTC des prestations seront facturées.
– si annulation entre 30 et 14 jours avant la date d’arrivée; 85 % du montant TTC des prestations seront facturées.
– si annulation à moins de 14 jours avant la date d’arrivée ; 100% du montant TTC des prestations seront facturée.
Attention, en cas d’annulation partielle portant sur la diminution de la durée de la manifestation, du nombre de participants et/ou des prestations commandées, la règle du prorata sera appliquée sur la base des modalités de dédommagement prévues aux conditions d’annulation totale.
Toute annulation doit nous être confirmée par écrit .

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